归纳档案室
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一般高校档案管理措施

(中华人民共和国国家教育委员会令第6号)

一九八九年十月

重在章 总则

  重在枝 为了提高高等学校的档案工作,增强档案管理水平,丰盛发表档案的意图,根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。

  老二枝 成本办法所称的高校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事教学、研制、必发365登录政管理以及其他各个宣传直接形成的对院校和社会有保存价值的各族文字、图片、声像等不同形式的历史记录。

  先后三枝 专科档案工作是搞好学校的要害基础工作之一。各高校必须把档案工作纳入学校整体发展计划,提高对档案工作之主管和保管。

老二章 首长体制和部门设置

  先后四枝 专科档案工作由各国教育行政管制机关和有关工作主管机关负责人,同时接收国家各个档案行政管制机关的指点、监督与自我批评。

  先后五枝 各高校应在校(院)长统一领导下搞好档案工作,确认一名校(院)长分管,并根据学校的现实状况,树立综合档案室或档案馆。

  归纳档案室的公有制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千口以上为局级,三千口以下为局级,由校(院)长办公室主任。

  档案馆为系处级建制,由校(院)长直接领导。

  专科设立档案馆须经主管机关许可,并报所在地档案行政管制机关备案。应具备以下条件:

  (一)建厂历史悠长,一般说来应在五十年以上;

  (二)全校规模大,批办制在校生规模为五千口以上;

  (三)已集中保管的档案、资料在三万卷(长三百华里)上述;

  (四)具备符合要求的档案库房和保管设备。

  先后六枝 专科档案馆属事业单位档案馆。其它既是学校档案工作之效益管理机关,又是永久保存和提供利用本校档案的正确性知识事业单位。

  先后七枝 专科档案部门的中坚任务如下:

  (一)贯彻执行国家关于档案工作之法令、政策和规定,计划全校档案工作;

  (二)制定本校关于档案工作之规章制度,并承担监督、提醒和自我批评执行情况;

  (三)承担接收(采访)、整治、列入、评议、统计、管理全校的各个档案及有关材料;

  (四)进行档案的开放或使用工作;

  (五)承担编辑档案参考资料,编辑检索工具,再接再厉开发档案信息资源;

  (六)在场档案信息工作之一体化化建设,进行多边协作,开展档案信息交流;

  (七)承担对院校档案工作人员的事情培训;

  (八)进行档案宣传工作和应用者教育活动;

  (九)进行档案学术研究和交流活动。

  先后八枝 对于一些需特殊条件保管或使用频繁且具有原则性权威性的档案,可根据现实要求设立分室管理。成份室是档案部门的分支机构,受档案部门和工作主管机关双重领导。

  专科附属单位(如附属医院、校办工厂等)的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。他档案部门的设置和档案管理、移交等,由学校根据现实要求自行确定。

  先后九枝 专科各部、处、院、系、所等机构,必须有一名领导分工主管该机构的档案工作,并视情况部署一至二名专(兼)职人员,承担本部门档案的搜集、整治和移交工作。

先后三章 专科档案工作人员

  先后十枝 专科档案工作人员必须坚持不懈四项基本原则,认真实施必发365登录和国度的策略政策,心爱档案事业,忠诚、恪守纪律,具备档案工作知识和稳定的正确性知识知识。

  先后十一枝 专科档案馆设馆长一名,并视需要设副馆长一至二名。归纳档案室设主任一名(可由院长办公室副主任兼任),副主任一名。

  厂长、副馆长、归纳档案室主任人选由认真实施必发365登录的策略政策、热情档案事业、有馆员(或相当馆员)上述专业技能职务,有集体管制力量,身体健康的口担任。

  先后十二枝 专科档案工作人员列入学校事业编制,他编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际状况确定。

  先后十三枝 专科档案工作人员(包括档案部门和各机关中的专职档案工作人员以及以做档案工作基本的兼顾人员)属档案专业技能人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]先后39号),实践规范技能职务聘任制。

先后四章 电价、库房和设施

  先后十四枝 专科档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,办案解决。全校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设施,在伊经费中给予支持。

  先后十五枝 专科必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等异常载体档案,应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

  凡设置档案馆的大学,应充分考虑学校的前进局面,馆藏档案的增多多少,适应现代化管理的要求,成立配置档案馆库房建设。有条件的母校可单独建设馆库,档案库房建设中心符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

  先后十六条 专科应有准备地为档案部门布置复印、录音、拍摄、拍摄等设施。逐步落实电子计算机管理与档案缩微化。

先后五章 文件材料的冷藏、移交和接受工作

  先后十七枝 专科应树立和宏观归档制度,并投入教学、研制和保管人员的任务范围内,完成每项重要的教学、研制、必发365登录政管理等工作,都有完全、准确、系统之公文材料归档保存。

  先后十八枝 专科应做到各项工作与档案工作实践“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

  先后十九枝 专科对科研成果、产品计划与试制、基本建设工程等展开评议、验收时必须有档案部门的口参加。有关工作主管机关应会同档案部门对应归档的公文材料加以审查,签字意见。没有完全、准确、系统之公文材料的品种,反对验收,反对上报成果。

  老二十枝 专科实行文件材料形成部门、慰问组立卷制度。一般说来由立卷人按文件材料的风流形成规律,加以系统整理组卷,编纂页号或件号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向全校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

  老二十一枝 专科文件材料的冷藏范围

   (一)必发365登录政管理类

    首要包括高等学校必发365登录委、邮政、特委会、团省委、民主必发365登录派等团体的各族会议文件、茶话会记录;各必发365登录政部门的办事准备、总结;上面机关与本校关于人事管理、邮政管制、必发365登录务管理的公文材料。

   (二)教学类

    首要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等运动的公文材料。按国家教委、江山情报局发布之《专科教学文件材料归档范围》[(87)教办字016号]实行。

   (三)研制类

   按国家科委、江山情报局发布之《骗术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)实行。

   (四)基建类

   按国家情报局、江山计生委公布之《基建项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)实行。

   (五)仪器设备类

   首要包括各种国产和外延引进的精工细作、难得、难得仪器设备(价值在五万元以上)的方方面面随机技术文件以及在收到、利用、维修和改善工作中产生之公文材料。

   (六)产品生产类

   首要包括学校自行研制、试制产品的公文材料及在生养过程中形成的公文材料、艺术品或样品照片、拍摄等。

   (七)本版类

   首要包括学校自行编辑出版的本报、另外学术期刊及本校出版社出版物的审计单、原稿、样书及出版发行记录等。

   (八)外事类

   首要包括学校有关人员参加国际学术会议(含在国内举办之)、出国考察、教授、合作研究、自学及学校聘请的美籍、江南专家与老师在教学、研制及其它有关活动中形成的公文材料;授予中、外学者、享誉社会活动家名誉职务之有关资料等。

   (九)农田水利类

   按财政部、江山情报局发布之《会计档案管理措施》(财预字(84)先后85号)实行。

   上述各类系指归档范围。归档的公文材料包括纸质、照(胶)片、拍摄(录音)带等各种载体形式。

  老二十二枝 归档的公文材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关专业和专业的要求。

  老二十三枝 归档时间应按以下要求:

   (一) 全校各必发365登录政部门和能按年度归档的机构,应在大前年七月底前归档;

   (二) 各教学部门和能按学年度归档的机构,应在次学年度寒假前归档;

   (三) 研制、基本建设等机构,应在项目完成后两个月内归档。

  老二十四枝 凡由本校与其他单位分房协作完成的品种,由主办单位保存一整套档案,合作单位除保存与协调负责任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

  老二十五枝 专科档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需求时,或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
对因学校分立或联合,他分设或联合前的档案,应本着集中保管、富有利用的规格,经协商由一校或联合后的母校档案部门联合保存。有关学校在采取这部分档案时,应予优先照顾,并提供方便。

  老二十六条 专科中的个人在伊从事教学、研制、必发365登录政管理等职活动中形成的各族载体形式的公文材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,另外个人不得据为己有。

   对于个人在伊非职务活动中形成的要害文件材料,专科档案部门可通过征集、分管等多种形式开展管理。对个人向本校档案部门赠送档案的,全校应予以奖励。

  老二十七枝 专科档案部门要小心向国内外征集与本校有关的各族档案和资料。

先后六章 档案管理

  老二十八枝 专科档案部门要对档案进行分类、编号和排列。

  专科档案的分类方法另行规定。

  老二十九枝 专科档案部门应对管理期限已满的档案进行评议。对已失去保存价值的档案,应在征得有关机构同意,并造册报经校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不可销毁任何档案。

  先后三十枝 专科档案部门应指定专人负责进行下列统计工作:

   (一) 对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的使用等景象进行统计;

   (二) 按照有关规定,向目的地档案行政管制机关和顶头上司主管机关报送档案工作着力情况统计报表。

  先后三十一枝 国库房的技能管理工作,相应专人负责,树立和全面有关规章制度。

  先后三十二枝 专科档案部门应研究和改善档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案,应适时修复或监制。

  先后三十三枝 专科档案部门应对所存档案和资料之治本情况定期进行反省,遇有特别情况,应立即向校领导报告,适时处理。

先后七章 档案的使用和盛开

  先后三十四枝 专科档案馆应按照规定向学校和社会开放档案。

  专科档案馆开放档案,应遵守下列规定:

  (一) 凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和层面后,均可查阅利用属于开放范围之档案,并可以摘录和研制;

  (二) 采用者要求复制档案,一般说来由档案馆负责办理,并按规定合理收费;

  (三) 江南和江西同胞、天侨胞要求采取档案,须经有关主管机关介绍;

  (四)外国机关或个人要求采取档案,应按国家有关规定办理;

  (五)未经学校授权或上级主管机关批准,另外组织或个人无权公布档案。

  先后三十五枝 专科档案馆应设立专门的画室,并提供档案目录(属开放范围之)、全宗指南、档案馆指南等。

  先后三十六枝 馆藏档案属下列情形之一者不宜开放:

  (一) 涉及必发365登录和国度机密的;

  (二) 涉及专利或技术秘密的;

  (三) 涉及个人隐私的;

  (四) 档案形成部门规定限制使用的。

  先后三十七枝 对于要求查阅、摘录、研制属尚未开放的档案,须经档案馆长同意;涉及未公开的技能问题须经科研主管机关领导同意, 必要时要报请校领导审查批准。

  先后三十八枝 专科综合档案室所保存的档案,首要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经综合档案室主任或校(院)长办公室主任同意后,可以查阅。如需采取的档案涉及重要题材或必发365登录和国度机密,须经校领导批准。

  先后三十九枝 专科档案部门必须编制必要的寻找工具,记录标准按国家标准3792.5~85《档案著录规则》实行。

  先后四十枝 专科档案部门应积极进行档案的编研工作。出版和揭示档案,须经档案形成部门同意,并报请校领导批准。

  先后四十一枝 对于重大的、难得的档案和资料,一般说来不足提供原件使用。如特殊要求,须经档案部门负责人批准。

  先后四十二枝 专科档案部门应运用多种形式,如举办档案展览、陈列等,再接再厉进行档案宣传工作。有条件的大学,应在高年级开设有关档案管理的必修课。

先后八章 考核、奖励和惩罚

  先后四十三枝 专科档案部门应树立检查、考核和评估制度,引人注目岗位职责。对优质的办事人员和突出的劳动成果、研讨收获给予嘉奖。

  先后四十四枝 对于违反《中华人民共和国档案法》的所作所为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以重罚,并按有关规定建立备案制度。

先后九章 附 则

  先后四十五枝 成本办法适用于平常高校。另外高等学校可参照执行。

  先后四十六枝 专科根据成本办法可制订实施细则。

  先后四十七枝 成本办法由国家教育委员会负责解释。

  先后四十八枝 成本办法自公布的日起施行。原教育部所发的《专科科学技术档案工作方法》[(82)教办字254号]、《关于高等学校文书档案管理期限的规定》[(84)教办字210号]同时废止。

 

 

 

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