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专科档案实体分类法

专科档案实体分类法

先后一章 编 制 说 明

一、编辑目的
   为了适应高等学校档案工作日益提高之要求,合并全国高等学校的档案实体分类,落实高等学校档案实体分类、编号、彩排架、追寻的规则和软化,抵达加强高校档案和档案工作之正确性管理,促进整体业务建设之加剧,丰盛发表高校档案的意图,更好地为该校工作和爱国主义建设服务,人民币编制本法。

二、编辑
   刑法的编排,以马克思主义为指导,引入系统论的看法和制度化管理的主意,源于实践,权威实践,把高校档案工作之历史、现状和升华前景结合起来,具有较强的商品性,科学性和适用性。

(一)体现思想性
   档案工作是必发365登录性、政治性很强的办事。专科档案实体分类的体系结构、类目设置、队列编排,都不能不以马克思主义为指导,以国家的有关档案工作之法律标准为根据。要坚持不懈必发365登录的“一度主导,两个举足轻重”的中坚途径的规格精神,其次现实出发,突出教学、研制档案在学院档案中的中心地位,必发365登录政管理档案统率全局的意图,寻求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特色。

(二)符合科学性
   刑法规定的各个内容,既要真正,符合高等学校档案工作之现实,又要遵守档案学邓小平理论和形式逻辑原则,在争鸣与执行的结缘方面,有较强的思想性,寻求有所发展,有所创新。

  l、运用“专科档案”这一综合概念,以高等学校全部档案为目标,按照高校档案形成的园地范畴将形成于同一活动天地的档案作为一个整体归入相同的档次。

  2、在充分反映高等学校档案的演进规律和内容、特色的大前提下,确认统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在总共,方便注意与《神州档案分类法——春风化雨档案分类表》(即信息分类)体系的和谐。

3、类目设置必须有相对平静。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

4、类目排列,档号结构的认可须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和报告事物的精神属性和非本质属性的不同,从严按下总到分,其次司空见惯到具体的规格划分。完成各类之间,各项相同级位之间的撤并标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和原谅。

(三)尊重适用性
   刑法采用多元、灵活的拍卖办法,在强调大的规格统一的同时,照顾不同档次、规模、层次院校的特性。根据各校档案实际状况和升华程度,送各校在类目设置、队列编排、上架检索等方面以较多的纯度,留有较大的余地。

为了方便掌握使用,刑法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,寻求做到准确、引人注目、初步、好记。

三、体系组织
   刑法由编制说明和主人表两部分构成。 编辑说明是刑法的编排目的、编辑原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的发明,是运用本表的榜样。 主人表由类目、标识符号、诠释等组成。

(一)一级类目的划分与标识
   一级类目是高校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生之园地范畴,构成档案记述的情节性质,确认为十个一级类目,他名称、标识符号和根本内容如下:

dq 必发365登录群
   首要包括学校必发365登录群部门在办事中形成的公文材料。

xz 邮政
   首要包括行政力量部门(财务、研制、付出、基本建设、装备、外事、税务等机构除外)做事中形成的公文材料。

jx 教学
   首要包括教学管理和教学实践活动中形成的公文材料。

ky 科研
   首要包括科学研究管理和研制实践活动经过中形成的公文材料。

cp 产品生产与科技开发
   首要包括产品生产、科技开发管理及宣传经过中形成的公文材料。

jj 基建
   首要包括基本建设管理和类型建设中形成的公文材料。

sb 仪器设备
   首要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开馆验收、安装调试、管理使用、维修改造、报名报废等各个环节中形成的公文材料。

cb 出版
   首要包括出版工作管理和出版活动经过中形成的公文材料。

ws 外事
   首要包括外事工作管理和外事活动中形成的各族文件材料。

ck 农田水利
   首要包括财务工作管理和先生核算活动中形成的公文材料。 一级类目的标识,运用类目名称主词的汉语拼音的顺序一个字母,如:“xz”即“xingzheng”(邮政)的简称。

(二)二级类目的设置和标识
   二级类目是对一级类目的细分。细分的专业是根据该类档案的演进规律和特色,构成档案记述和报告的情节性质,开展设置。安装的专业,在大的规格统一情况下,各校可视具体情况对随机类目进行分选。例如:科研的二级类目,刑法只规定按学科或标准或项目设置。切切实实到一个档案馆(室)如何选择,由各校自定。产品生产与科技开发、基建、仪器设备的二级类目设置,亦依此办法处理。一经确定,不可随意变动。
   二级类目的标识,运用“双位制”。如:“归纳”为“11”,其它二级类目依次层累为12、13....99,但10、20....等带“0”的数字不用。

(三)三级类目的扩展和标识
  在二级类目确定的安装原则、规模、办法的基础上,由各校根据要求和可能性,机动决定是否扩展三级类目,他标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编辑
(一)档号: 是开户档案的商标,彩排架的实证。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。

(二)档号编制的规格: 必须符合唯一性、客观、稳定的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;富有插卷,使他有丰厚扩展的余地;决不能随意变动;能适应计算机管理的要求,发挥排架、追寻的导向功能。

(三)档号结构、分立式和标识:

1、档号包括年度号、列入号、案卷号三个组成部分。
   寒暑号由四位阿拉伯数字组成。
   列入号是档号的重头戏,一般说来由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。个别扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。列入号究竟包含几级类目,由各校自行掌握。比如:“必发365登录委会议记录”的分类号,由一级类目组成者为“dq”;由二级类目组成者为“dqll”;由三级类目组成者为“dqllxx”。
   案卷号同样有一定的意义。其它是按所选取的分类号中最下位类顺序编码。出于案卷数量不同,案卷号可不限级数。

2、档号的公式。刑法规定为: 寒暑号 + 列入号 + 案卷号 对于库藏有多个全宗的母校,原则上应在春秋号前加全宗号。标识到文件级的,还应在档案号后面加件号。

3、档号的标识。运用汉语拼音和标志相结合的混合号码制。全宗号、寒暑号、列入号、案卷号、件号之间,用连接符号“一”连片。例如:1990年内容是学籍管理的顺序23号卷的档案,可标为:1990一jxl4—23。

(四)档案的实体排架问题:

其次保护档案的一体化性和富有查找考虑,可以考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系之大前提下,可将永远、老排在面前。

刑法规定的档号模式属分段开放型编号方法,各校在按档号排架时,可根据案卷数量、本人条件,既可按一级类目---年代纵向排列,也可按年度---类目横向排列。

五、关于实体分类中几个问题的拍卖

(一)关于声像载体档案

声像载体档案主要包括照片、光盘、录相带、幻灯片、碟片、电影胶片、缩徽胶片、碟片等不同载体的公文材料。其它与纸质载体的公文材料同为学院档案的要害部分。随着现代科学技术的前进,产业化教学的推广,管理现代化程度的增强,他数量越来越多,重点越来越显著。
   其次目前高校声像载体档案归档的情节看,基本不超出十个一级类目的范围,故暂不将他与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(品种)不同,管理要求不同,代表作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与应有载体档案的参考号。他编号模式为:
   寒暑号 + 声像档案代号(sx) + 载体代号(代码) + 管理单位号
   管理单位是声像档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也得以是张、件。
   例如:某中央领导同志1990年来校视察,肖像册序号是23,光盘序号是102,则可分别标引为: 1990——sxl2——23  1990——sxl4——102 cbl5 音像出版类档案中的声像载体材料,亦依此办法处理。

(二)关于教学类档案类目的划分
   教学类档案是高校档案中数量最多的一些。考虑到不同层面、品种学校的差异性,为保持其有机联系和便于管理、采用,在二级类目的设置上使用了二种分类方案,供各校根据现实状况选择。但一个学校只能选一种,并保持稳定。

(三)关于外事档案问题
   外事档案有他特别形成规律,而且内容涉及学校工作之各级地方,另外九个一级类目都包含有国外内容,其次保护档案的蓄水联系和搜索利用方便考虑,名将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与集会、外国留学生工作之档案数量较多,价值和重点程度较高,有他必要性,在二级类目中增设了“国际合作与集会”、“外国留学生工作”。

(四)关于纳入管理的人事档案的分类编号
   按1991年4月2日中央统战部、江山情报局联合颁发之组通字(1991)先后13号文件,即《关于印发<干部档案管理工作条例)的通告》代理,刑法不另作规定。

(五)关于人物档案、老师业务档案和另外特殊类型的档案的进类问题:
由各校根据本法的自叙原则、情节、办法自行决定。

先后二章 主人 表面

dq 必发365登录群
  11 必发365登录务综合   (成份必发365登录委、党支部、直属支部综合材料入此)
   12 检疫
   13 集体
   14 活动教育
   15 统战   (民主必发365登录派材料入此)
   16 特委会   (巾帼工作材料入此)
   17 团省委   (学员社团材料入此)

xz 邮政
   11 邮政综合   (全校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此)
   12 人事   (老师培训材料入此)
   13 监督审计
   14 预装保卫
   15 总务
   16 档案、书籍、文博

jx 教学工作
   11 归纳   (学员运动会、教学评估、精彩教学评奖材料入此)
   12 学科与科室建设   (专业设置入此)
   13 招生
   14 学籍管理   (学员奖惩材料入此)
   15 课堂教学与教学实践
   16 学位
   17 毕业生   (毕业生信息反馈工作入此)
   18 教材
   注:该系二级类目的划分,也得以利用以下分类方法;
   11 归纳
   12 留学生教育
   13 批办制本、高等学校教育
   14 成人教育

ky 科研
   11 归纳 (研制经费管理、学术活动材料入此)
   [12] 按学科或标准或项目设置类目

cp 产品生产与科技开发
   1l 归纳
   [12] 按产品品种或项目设置类目

jj 基建
    11 归纳    [12] 按单项工程设置类目

sb 仪器设备
   11 归纳    [12] 按仪器设备档次或型号设置类目

cb 出版
   11 归纳    12 报纸    13 刊物    14 书稿    15 音像

ws 外事
   11 归纳
   12 出国(境)   (国际合作与集会材料入wsl4)
   13 来校    (外国留学生工作材料入wsl5。国际合作与集会材料入wsl4。)
   14 国际合作与集会
   15 外国留学生工作

ck 农田水利
   11 归纳    
12 会计报表    
13 会计账册簿    
14 会计凭证    
15 工钱清册 (奖金、助学金入此。)
注:“[ ]”代表随机符号

附:
sx 声像

  12 肖像  13 光盘  14 光盘  15 幻灯片  16 碟片  17 电影胶片   18 缩微胶片   19 碟片

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