归纳档案室
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专科档案管理措施

专科档案管理措施(邮电部、江山情报局令第27号)

重在章 总  则

重在枝 为标准高等学校档案工作,增强档案管理水平,使得保护和应用档案,根据《中华人民共和国档案法》及实行办法制定本办法。

老二枝 成本办法所称的高校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、研制、管理等运动直接形成的对学员、全校和社会有保存价值的各族文字、图片、声像等不同形式、载体的历史记录。

先后三枝 专科档案工作是高校重要的盲目性工作,全校应该加强管理,名将之纳入学校整体发展计划。

先后四枝 中科院教育行政部门主管全国高校档案工作。自治州、省、区人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。 江山档案行政部门和市、省、区人民政府档案行政部门在职责范围内负责对专科档案工作之事情指导、监督和自我批评。

先后五枝 专科档案工作由高等学校校长领导,他首要任务是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法规法规和策略政策,特许学校档案工作规章制度;

(二)名将档案工作纳入学校整体发展计划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步前进;  

(三)树立全面与办学规模相适应的大学档案部门,贯彻人员编制、档案库房、开拓进取档案事业所需设备以及经费;  

(四)研讨决定高校档案工作中的重要奖惩和另外主要题材。   

监管档案工作之校领导协助校长负责档案工作。

老二章 部门设置与人口配备

先后六枝 专科档案部门包括档案馆和概括档案室。 具备下列条件之一的高校应当举办档案馆:

(一)建厂历史在50年以上;  

(二)批办制在校生规模在1万口以上;  

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长300延长米)上述。 

未设立档案馆的高校应当举办综合档案室。

先后七枝 专科档案部门是保存和提供利用学校档案的唯一机构,相应具备符合要求的档案库房和保管设施。 要求特别条件保管或者采取频繁且具有原则性权威性的档案,可以根据现实要求设立分室单独保管。成份室是高校档案部门的分支机构。

先后八枝 专科档案部门的治本任务是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作之法规法规和策略政策,归纳规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并承担兑现落实;  

(三)承担接收(采访)、整治、评议、统计、管理学校的各个档案及有关材料;

(四)编辑检索工具,编研、出版档案资料,付出档案信息资源;  

(五)集体执行档案信息化建设和电子文件归档工作;  

(六)进行档案的开放和应用工作;  

(七)进行学校档案工作人员的事情培训;

(八)采用档案进行多种形式的运动教育活动,丰盛发表档案的公益功能;

(九)进行国内外档案学术研究和交流活动。 有条件的大学档案部门,可以申请创设爱国主义教育基地。

先后九枝 专科档案馆设馆长一名,根据要求可以设副馆长一至二名。归纳档案室设主任一名,根据要求可以设副主任一至二名。 厂长、副馆长和概括档案室主任(厂长和概括档案室主任,以下简称为高等学校档案部门领导),相应具备以下条件: (一)热情档案事业,具有高级以上专业技能职务任职经历;   (二)有集体管制力量,具有开发创新意识和精神;   (三)健全,身体健康。

先后十枝 专科应当为高等学校档案部门配备专职档案工作人员。 专科专职档案工作人员列入学校事业编制。他编制人数由学校根据本校档案部门的档案数量和工作职责确定。

先后十一枝 专科档案工作人员应当依法,认真,忠诚,具备档案工作知识和应该的正确性知识知识以及现代化管理技术。

先后十二枝 专科档案部门中的专职档案工作人员,实践规范技能职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、研制和保管人员同等待遇。

先后十三枝 专科对老接触有毒有害物质的档案工作人员,相应按照法律法规的有关规定使用得力的防护措施防止职业中毒事故的发生,保护其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

先后三章 档案管理

先后十四枝 专科应当树立、全面档案工作之检查、考核与评估制度,为期布置、检查、总结、验收档案工作,引人注目岗位职责,深化责任意识,增强学校档案管理水平。

先后十五枝 专科应当对纸质档案资料和电子档案资料同步归档。文件材料的冷藏范围是:

(一)必发365登录群类:首要包括高等学校必发365登录委、特委会、团省委、民主必发365登录派等团体的各族会议文件、茶话会记录及纪要;各必发365登录群部门的办事准备、总结;上面机关与学校关于必发365登录群管理的公文材料。

(二)邮政类:首要包括高等学校行政工作之各族会议文件、茶话会纪录及纪要;上面机关与学校关于人事管理、邮政管制的资料。  

(三)学员类:首要包括高等学校培养的履历教育学生的中等案、初来乍到登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、必发365登录团组织档案、毕业生登记表等。  

(四)教学类:首要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等运动的公文材料。按原国家教委、江山情报局发布之《专科教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定实行。  

(五)研制类:按原国家民委、江山情报局发布之《骗术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)实行。  

(六)基建类:按国家情报局、原国家计生委公布之《基建项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)实行。  

(七)仪器设备类:首要包括各种国产和外延引进的精工细作、难得、难得仪器设备(价值在10万元以上)的方方面面随机技术文件以及在收到、利用、维修和改善工作中产生之公文材料。  

(八)产品生产类:首要包括高等学校在产学研过程中形成的公文材料、艺术品或者样品照片、拍摄等。  

(九)本版类:首要包括高等学校自行编辑出版的本报、另外学术期刊及本校出版社出版物的审计单、原稿、样书及出版发行记录等。  

(十)外事类:首要包括学校派遣有关人员参加国际会议、出国考察、教授、合作研究、读书进修的资料;全校聘请的境外专家、老师在教学、研制等运动中形成的资料;全校开展省际交流、全球合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、老师、国际学生、东非学生等的资料;全校授予境外人士名誉职务、学位、名称等的资料。

(十一)农田水利类:按财政部、江山情报局发布之《会计档案管理措施》(农田水利字〔1998〕32号)实行。 专科可以根据学校实际状况确定归档范围。归档的档案资料包括纸质、电子、照(胶)片、拍摄(录音)带等各种载体形式。

先后十六条 专科实行档案资料形成单位、慰问组立卷的冷藏制度。 全校各机关担负档案工作之口应当按照归档要求,集体本部门的教学、研制和保管等人口及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的风流形成规律,对文件材料系统整理组卷,编辑页号或者件号,制造卷内目录,交本部门负责档案工作之口检查合格后向高校档案部门移交。

先后十七枝 归档的档案资料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关专业和专业的要求。电子文件的冷藏要求按照国家情报局发布之《电子文件归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理专业》(gb/t 18894-2002)实行。

先后十八枝 专科档案资料归档时间为:

(一)全校各机关应该在先后学年6那天前归档;  

(二)各院系等应当在先后学年寒假前归档;  

(三)研制类档案应当在品种完成后两个月内归档,基本建设类档案应当在品种完成后三个月内归档。

先后十九枝 专科档案部门应当对档案进行整理、列入、评议和编号。

老二十枝 专科档案部门应当按照国家情报局《机动文件材料归档范围和文件档案管理期限定》,确认档案资料的治本期限。对管理期限已满、已失去保存价值的档案,经有关机构鉴定并注册造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不可销毁任何档案。

老二十一枝 专科档案部门应当采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,相应及时修复或者复制。对主要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案管理。

老二十二枝 专科档案由高校档案部门管理。在国家需求时,专科应当提供所需的档案原件或者复制件。

老二十三枝 专科与其他单位分房协作完成的品种,专科档案部门应当至少保存一整套档案。合作单位除保存与协调负责任务有关的档案正本以外,相应将复制件送交高校档案部门保存。

老二十四枝 专科中的个人对他从事教学、研制、管理等职活动所形成的各族载体形式的档案 资料,相应按照规定及时归档,另外个人不得据为己有。 对于个人在伊非职务活动中形成的要害档案资料,专科档案部门得以通过征集、分管等形式开展管理。 专科档案部门对于与学校有关的各族档案资料的采集,相应制定专门的社会制度和艺术。

老二十五枝 专科档案部门应当对所存档案和资料之治本情况定期检查,消除安全隐患,遇有特别情况,相应立即向厂长报告,适时处理。 国库房的技能管理工作,相应树立、全面有关规章制度,由专人负责。

老二十六条 专科档案部门应当认真实施档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作着力情况统计报表。

先后四章 档案的使用与颁布

老二十七枝 专科档案部门应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权,另外任何组织或者个人无权公布学校档案 属下列情形之一者,不对外公布:

(一)涉及国家机密的;  

(二)涉及专利或者技术秘密的;  

(三)涉及个人隐私的;  

(四)档案形成单位规定限制使用的。

老二十八枝 凡持有合法证明的单位或者持有合法地位证明的个人,在表明利用档案的目的和层面并实行相关登记手续后,平均可以运用已发表之档案。 境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

老二十九枝 翻开、摘录、研制未开放的档案,相应经档案部门领导批准。涉及未公开的技能问题,相应经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。要求采取的档案涉及重要题材或者国家机密,相应经学校保密工作机构许可。

先后三十枝 专科档案部门提供利用的要害、难得档案,一般说来不提供原件。如有特别要求,相应经档案部门领导批准。 加盖高校档案部门公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

先后三十一枝 专科档案开放应当举办专门的画室,并编制必要的寻找工具(记录标准按《档案著录规则》(da/t18-1999)实行),提供开放档案目录、 全宗指南、档案馆指南、电脑查询系统等,为社会应用档案创造便利条件。

先后三十二枝 专科档案部门是学校出具档案证明的专门机构。 专科档案部门应当为社会应用档案创造便利条件,用于公益目的的,不可收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。 社会团体和民用利用人家所移交、赠送的档案,专科档案部门应当无偿和优先提供。

先后三十三枝 寄存在学院档案部门的档案,归寄存者所有。专科档案部门如果需要向社会提供利用,相应征得寄存者同意。

先后三十四枝 专科档案部门应当积极进行档案的编研工作。出版档案资料和揭示档案,相应经档案形成单位同意,并报请校长批准。

先后三十五枝 专科档案部门应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、振兴档案网站等),再接再厉进行档案宣传工作。有条件的大学,相应在相关专业的班级开设有关档案管理的必修课。

先后五章 谱保障

先后三十六枝 专科应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,合同档案工作之需要。

先后三十七枝 专科应当为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业前进要求或者不符合档案管理要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。 存放涉密档案应当设有专门库房。 存放声像、电子等异常载体档案,相应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

先后三十八枝 专科应当举办专项经费,为档案部门配置档案管理国际化、档案信息化所需的装备设施,加紧数字档案馆(室)振兴,保护档案信息化建设与学校无校园建设同步进行。

先后六章 奖励与惩罚

先后三十九枝 专科对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的搜集、整治、提供利用工作中作出明确成绩的;  

(二)在档案的维护和制度化管理工作中作出明确成绩的;

(三)在档案学研究及档案资料研究工作中作出重要贡献的;  

(四)名将主要的或者珍贵的档案捐赠送高校档案部门的;  

(五)同违反档案法律法规的所作所为作努力,表现突出的。

先后四十枝 有下列行为之一的,专科应当对直接负责的主持人员和另外直接责任者依法给予处分;重组犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢掉或者擅自销毁档案的;  

(二)违背保密规定,擅自提供、照抄、通告档案的;  

(三)修改、作伪档案的;  

(四)擅自出卖、捐赠、交换档案的;  

(五)不按规定归档,不容归档或者将档案据为己有的;  

(六)另外违反档案法律法规的所作所为。

先后七章 附  则

先后四十一枝 成本办法适用于各类普通高校、成人高校。

先后四十二枝 专科可以根据成本办法制订实施细则。 专科附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理,由学校根据现实状况自主确定。

先后四十三枝 成本办法自2008年9月1日起施行。江山教育委员会1989年10月10日宣布之《一般高校档案管理措施》(江山教育委员会令第6号)同时废止。



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