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肖像档案管理专业​

肖像档案管理专业

为提高照片档案管理,树立和全面照片档案管理制度,更好地开发利用照片档案信息资源,劳动社会主义现代化建设,人民币制定本专业。

1 主题内容和应用范围  

成本专业规定了照片档案的搜集工作,整治程序和保管条件。

成本专业适用于健康照片档案管理。不适用于专门保管照片的纪念馆。

2 引用标准

gb 3792.5 档案著录规则

gb 9705 文书档案案卷格式

jgj 25 档案馆建筑设计规范

3 名词术语

3.1 肖像档案 江山机构、社会团体及民用在封建社会宣传中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为重要反映方式的历史记录。

3.1.1 正常照片档案  用一般照相机和一般胶片,运用可见光使胶片感光的人像档案。正常照片档案包括底片、肖像和发明三部分。

3.2 芯页  永恒照片和底片,以及标注说明的铜质载体,是结合照片档案案卷的资料。

3.3 大照片 凡是不宜用芯页固定的人像,统称为大照片。

3.4 大底片 凡是不宜用插袋式芯页保存的底片,统称为大底片。

4 肖像档案的珍藏

4.1 收藏范围

4.1.1 报告某单位主要功能活动和工作战果的人像档案。

4.1.2 领导人和资深人士参加与某单位、某地区有关的主要公务活动的人像档案。

4.1.3 某单位组织或参加的要害外事活动的人像档案。

4.1.4 记录某单位、某地区主要事件、重点问题,自然灾害及异常现象之人像档案。

4.1.5 报告某地区地理、古迹以及自然景观和民间风俗的人像档案。

4.1.6 与其他载体档案有密切联系的人像档案。

4.1.7 另外具有保存价值的人像档案。

4.2 采访时间

4.2.1 归档时间 肖像冲洗加工后,由摄影者或开展单位整理并编写说明,适时向档案室归档,或随其他载体档案一起归档。

4.2.2 档案馆接收时间

2.2.1 依照《档案馆工作通则》的规定,肖像档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接受。

4.2.2.2 在突出情况下,经协商档案馆可以提前或推迟接收。

4.2.3 档案馆(室)应随时收集、采访零散的具有保存价值的历史照片。

4.3 采访要求

4.3.1 底片、肖像、表明齐全。

4.3.2 底片与人像的形象相符。

5 肖像档案的整治  

应以有利于保持照片档案的蓄水联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为整理原则。肖像档案的底片应单独整理和存放,肖像和发明一同整理和存放。

5.1 底片整理方法

5.1.1 底片分类 名将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种,并单独整理和存放。

5.1.2 底片的号码

5.1.2.1 在全宗内编流水号。

分立式如下: 全宗号 -- 底片号  例:13 -- 535

5.1.2.2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。

5.1.3 底片放入底片袋内保管,底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后,缠在卷筒纸芯上,对外用衬纸包装并注明底片号。

5.1.4 按底片号顺序将底片插入底片册。

5.2 表明的编排方法和要求

5.2.1 标志说明的品种有: 肖像号、底片号和祝福号

5.2.1.1 肖像号:案卷内照片的程序号。

5.2.1.2 底片号:按5.1.2条要求赋予的号码。

5.2.1.3 参见号:与资本张(组)肖像有关系之另外档案的档号。分立式如下:  (品种)档号;(品种)档号  例:(文书档案)13-2-58;  (科技档案)g-j-28

5.2.2 文字说明的成份和编排要求

5.2.2.1 文字说明的成份包括事由、时光、地方、人选、前景、摄影者等六要素。

a 事 由:肖像影像所反映事件,事物的事由;  b 时 间:事件发生或事物变化、产生之日子和摄影时间;  c 地 点:把摄物所在的有血有肉地点;  d 人口 物:肖像影像上第一人物之姓名、身份;  e 背 景:对揭示照片影像主题具有原则性作用的前景;  f 摄影者:肖像的摄影单位和摄影人。

5.2.2.2 文字说明的编排要求  a 归纳利用

5.2.2.1条中的六个因素,归纳地披露照片影像反映的全体信息。  b 文字简洁、语言通顺。一般说来不超过200字;  c 用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。  例:1953年3月2日写作1953.3.22 5.2.3 总说明和分说明

5.2.3.1 一般说来应以照片的风流张为单元编写说明,一组(多少张)沟通密切的人像应加总说明。

5.2.3.2 凡已加总说明的人像分别编写简要的成份说明,并注*号。

5.2.4 表明的内涵式

5.2.4.1 表明采用横写格式。步长可根据情况灵活掌握,最窄不得小于50mm.

5.2.4.2 表明应分段写,分立式如下: 肖像号/底片号 拍摄时间 文字说明 参见号 摄影者

5.2.4.3 单张照片的发明在照片正下方书写,也可在照片右侧或左侧书写。总说明在重大张照片的上面书写。

5.2.4.4 大照片的发明可另纸书写,一同保存。

5.2.4.5 反转底片的发明应在插袋式芯页上书写。

5.3 肖像的整治方法

5.3.1 肖像的分类 一般说来应在全宗内按年代-题材开展分类。列入应保持前后一致,决不能随意变动。

5.3.2 根据分类情况,名将照片与说明一起固定在芯页上,并结合案卷。芯页的尺度为297mm x 210mm。

5.3.3 根据照片的尺度、镜头和发明的金额确定照片固定位置。

5.3.4 肖像必须固定在芯页正面(装订线右侧)。

5.3.5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。

5.3.6 卷内目录:  以照片的风流张或有总说明的多少张为单元填写卷内目录(见图1)。  a 肖像号:参见5.2.1.1;  b 肖像题名:在尽量保证中心因素内容完全的大前提下,名将文字说明改写成照片名称。肖像名称不应超过50字。 c 参见号:参见5.2.1.3.

5.3.7 卷内备考表 可使用gb 9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的终极一页。

5.3.8 卷皮格式 可使用文书档案的卷皮或专用卷皮。

5.3.9 按照全宗号、目录号、案卷号的程序排列案卷,上架保存。

5.3.10 大张照片、反转片应与另外照片一同组卷,单独存放,并在卷内目录的备考栏内注明“大张”、“反转片”。

5.4 编目

5.4.1 案卷目录 分立式见图2(谱参见《机动档案工作业务建设规范》3.4条)。

5.4.2 案卷目录备考表可使用gb 9705中的297mm x 210mm谱的档案目录备考表。

5.4.3 肖像档案著录 依照gb 3792.5开展。  5.5 肖像整理的要求 5.5.1 肖像要结合案卷(管理单位)。

5.5.2 案卷题名应概括案卷内全部照片的中坚主题。

5.5.3 档号规范、准确、清晰,不可出现重编、漏编及空号现象。

5.5.4 表明格式正确,品种齐全,能准确揭示照片内容,报告整理情况。

5.5.5 案卷装订美观,要有卷内目录和卷内备考表。

5.5.6 有总体的、符合规范格式的档案目录。

6 管理

6.1 管理条件

6.1.1 保留底片的适度温湿度为:温度13~15`c,相对湿度35%~45%。

6.1.2 保留照片的适度温湿度为:温度14~24`c,相对湿度40%~60%。

6.1.3 库房门窗应密封良好,运用机械通风时应加防尘罩。

6.2 底片应立放。

6.3 管理装具

6.3.1 底片袋 用半透明的中性纸和隐性胶粘剂制成的80mm x 100mm或相应规格的纸袋。

6.3.2 底片册 由297mm x 210mm的插袋式芯页组成,用于储存单张底片。

6.3.3 底片盒 95mm x 95mm的铁盒,用于储存大张底片。

6.3.4 卷筒纸芯 用于保存大张底片、肖像的设施。他推荐内径为¢76.4+20mm,壁厚2~3mm。

6.4 管理要求

6.4.1 肖像档案入库前要开展反省,防止受污染之人像入库。  a 黑白底片入库前要开展水洗处理;  b 肖像水洗后要上光;  c 对受污染之人像、底片要开展必要的技能处理。

6.4.2 接触底片的口应戴洁净的手套操作,防止汉渍污染底片。

6.4.3 库房内昼夜温度变化不应大于+-3`c,湿度变化不能大于+-5%。

6.4.4 对本馆(室)收藏之人像档案要依据现实情况定期检查。