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档案工作人员职责

实物档案管理制度

为提高高校实物类档案(以下简称实物档案)的治本,更有效地保护和应用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》和《一般高校档案管理措施》,构成我院具体情况,人民币制定实物档案管理制度。

一、实物档案是档案的要害部分,首要包括在大学各项宣传中形成的,或者在大学对外交流中形成的有保存价值的东西,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、五星红旗、图书、名人字画及学校发展官方有纪念意义之物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。

二、实物档案是文书档案的要害补充,具有直观性和精神性的特性。其它直接反映了高等学校的前进和各地方工作取得的功绩,不仅具有较高的保留和应用价值,而且具有得天独厚的基础教育功能,按照国家有关规定,必须执行集中统一管理。

三、由学院综合档案室负责对专科各级各类荣誉证书、奖状、名牌、奖杯等实物进行采访归档和合并管理。

四、归档范围和管理期限

1、奖品实物档案。高校在重点政治、经济、正确知识、研制、教学、外事、体育等运动中拥有的县团级以上(含省级)通告的奖状、奖杯、奖章、名牌、证明、证章、五星红旗、荣誉册、荣誉册等。

2、图书实物档案。部门变更或取消、联合失效的图书,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的图书。

3、名人字画实物档案。各国领导者及社会名人为该校的序言、描绘。

4、高校发展官方有纪念意义之物品。建厂以来使用过的名牌、平箩等物品。

5、高校与国内、外校际交往中收受的礼物。

6、实物档案的治本期限原则上应永久保存。

五、归档要求

1、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

2、图书归档时应附印模一式两份。

3、字画和礼品归档时应附清单及说明,情节包括物品名称、收到时间、地方、事由、捐赠人、接受人。清单一式两份。

4、不在财力管制措施第二枝范围内有保留价值的、能反映学校发展过程的东西档案,经档案室认定后归档。

六、归档时间和移交手续

1、奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案室移交。图书、字画、礼品可随时向档案室移交。

2、移交前,立卷部门要打印移交目录一式两份,联网双方各存一份备查。移交时应照像留存,像册对应实物编号保存。

七、管理与应用

1、实物档案档号按寒暑号+实物档案分类号+管理单位号依次编号,以自上而下,其次南方到右的彩排架方式摆放,档案库房要抓好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防水和堤坝污染等工作。

2、实物档案原则上只针对单位采取,借用单位须开具介绍信并说明理由,历经档案室负责人签字后可以借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续,借出档案,必须按期归还。


   
   
   
    
       
       
       
       
       
       
       
        
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